Bonjour Entrepreneurs !
Voici une nouvelle vidéo visant à améliorer la rentabilité de votre entreprise.
 
 
OBJET : Un meilleur contrôle des opérations
 
 
Qu’il s’agisse d’entreprises manufacturières, de service, ou encore de distribution, le même principe s’applique.
Il s’agit en fait d’un principe comptable que l’on devrait appliquer à toute la gestion de l’entreprise, c’est-à-dire valider (contre-vérifier) la justesse de nos informations. Par exemple, lorsqu’on fait un bilan et que l’on additionne les passifs avec l’avoir des actionnaires, on est censé arriver au montant exact de l’actif. Si cette opération ne balance pas, c’est qu’il y a un problème quelque part et le comptable devra le découvrir et le corriger.

 
Le même processus devrait être suivi lorsqu’on fait une soumission, ou encore lorsqu’on établit les couts standard de production. On néglige trop souvent de vérifier dans les opérations si la soumission qu’on a faite où si les couts standard établis correspondent vraiment à l’évaluation. Si vous n’avez jamais effectué cette contre-vérification et que vous vous décidez à le faire … attention, vous risquez de découvrir des écarts énormes!
 
 
Prenons l’exemple d’un architecte dont le projet est de faire les plans d’une résidence haut de gamme. 
Il présente une offre de service de 9,000$ (forfaitaire) à son client qui se ventile comme suit :

o Conception et esquisse : 12 heures : 1,800$
o Corrections au concept initial : 6 heures 900$
o Élaboration des plans : 30 heures : 4,500$
o Suivi de chantier : 12 heures : 1,800$
 
 
Une fois la proposition acceptée par son client, il la transmet à son équipe et répartit le travail à effectuer. Malheureusement, il arrive trop souvent que les personnes qui auront à effectuer ces activités ne sachent même pas le nombre d’heures prévues pour faire le travail. Même lorsque les personnes sont informées des heures allouées, la plupart du temps il n’y a pas vraiment de système pour contrôler ces heures.

Ne sachant pas qu’un nombre d’heures précis a été prévu pour la conception et les esquisses, où le sachant, mais n’étant pas contrôlée, la personne responsable pourrait très bien prendre 25 heures au lieu de 12 pour effectuer la tâche demandée. Pas par nonchalance, mais plutôt par souci de perfectionnisme. Le client sera surement content du travail, mais ceci pourrait avoir un impact négatif sur la rentabilité de l’entreprise.

Par conséquent, le minimum à faire lorsque l’on communique un travail à effectuer, c’est d’indiquer le temps imparti ainsi que les matériaux prévus, lorsqu’il y en a. L’idéal c’est de répertorier les heures travaillées sur le projet et de comparer en continu avec la soumission

Par exemple, si l’horaire de travail hebdomadaire est de 35 heures, incluant 3 heures de pause, alors 32 heures par personne devraient être consignées dans un répertoire chaque semaine. En cas de non-respect du total d’heures prévu, il faut être capable de justifier toutes les heures passées sur d’autres tâches et les enregistrer au fur et à mesure. Pourquoi ? Parce que ces heures sont peut-être non facturables. Il est important de connaitre la répartition entre les heures facturables et les heures non facturables lorsqu’on établit une soumission. Pourquoi? Parce que le taux horaire demandé doit couvrir toutes les heures, facturables ou non.

Il sera donc important de s’assurer que les véritables heures non facturables correspondent bien à l’idée qu’on s’en fait. Dans le cas contraire, cette analyse permettra d’identifier les zones à corriger.

 
Prenons maintenant l’exemple d’un ébéniste qui a établi une soumission de 3000 $ pour fabriquer une table : 8 heures de temps + 1,200$ de matériel.

Il lui faudra donc consigner les heures de ses employés pour s’assurer que l’on ne dépasse pas les huit heures prévues. En effet, sans ce contrôle nous pourrions nous apercevoir qu’on n’est jamais dans les temps pour la fabrication des tables, alors que pour d’autres types de meubles il n’y a peut-être jamais de problème. Ce qui revient à dire que les autres meubles subventionnent la fabrication des tables. Est-ce vraiment ce que l’on veut?

Dans cet exemple, il faudrait analyser les raisons de non-rentabilité des tables. Soumissionne-t-on à un prix trop bas, où encore les employés sont-ils improductifs? Un répertoire permet de consigner de l’information utile pour améliorer sa rentabilité.

Lorsque je suggère ce principe de contre-vérification à mes clients, ils sont toujours assez enthousiastes. Ils essaient alors d’intégrer cette activité de contrôle dans leur méga logiciel ERP, sauf que c’est souvent long et fastidieux. Le dossier avance très péniblement et 6 mois plus tard, on se dit que c’est trop lourd et on abandonne. Dommage.

Ce que je préconise dans ce cas, c’est tout simplement d’utiliser Excel. 
Il sera plus facile d’intégrer un fichier Excel et de s’assurer que chaque personne y enregistre l’ensemble de ses heures chaque semaine. 
Ceci permettra de recueillir rapidement de l’information utile à une meilleure gestion.

 
Une anecdote :
 
 
Un de mes clients est un ébéniste, assez particulier, car il ne travaille pas en mode « manuel », mais en utilisant des robots de fabrication. Il fabrique des pièces hautement sophistiquées, et il procède par mode de soumission. Ces employés sont donc des techniciens et non des ébénistes

Initialement, pour chaque tranche de 10 heures, il prévoyait 1.5 heure de valeur non ajoutée (15%). Ce 15% était prévu pour des tâches telle que: nettoyer son poste de travail, aller aux toilettes, etc. Lorsqu’il a fait cet exercice de contre-vérification des heures, il s’est aperçu que la valeur non ajoutée était en fait 45 % et non 15 %. Ce qui lui a permis de comprendre pourquoi sa rentabilité était si basse.

Pour résoudre ce problème, mon client a dû augmenter un peu les heures de ses soumissions, mais surtout il a mieux géré les heures à valeur non ajoutée. Par exemple, un technicien préposé aux robots, payé 22$ / heure, n’avait plus à quitter son poste de travail pour aller décharger un camion alors qu’un préposé, payé à 9$ / heure (en 2004), pouvait effectuer cette tâche.
 
 
Seconde anecdote :
 
 
Un fabricant de métal en feuilles spécialisé dans l’acier inoxydable (stainless steel), un matériau excessivement dispendieux, ne contrôlait pas ses rebuts. Il prévoyait par exemple 2 feuilles d’acier pour faire une pièce. Il n’avait pas prévu que le technicien pouvait effectuer une mauvaise manœuvre avec la plieuse ce qui envoyait la feuille de métal aux rebuts, et, évidemment, sans que personne ne le sache.

Il a donc mis en place un contrôle serré de l’acier. Les opérateurs ne pouvaient plus se servir comme bon leur semblait, ils devaient dorénavant passer par un magasinier qui attribuait toutes les sorties de matériel à un ouvrage précis. Une semaine plus tard, je reçois un appel de mon client catastrophé, car  le fait d’avoir mis en place ce nouveau système lui faisait constater un stock de rebuts 5 fois plus élevé que ce qu’il prévoyait dans ses soumissions. Je l’ai rassuré en lui disant qu’en fait ce n’était pas une situation pire qu’auparavant, mais que désormais il pouvait quantifier le véritable stock de rebuts.

Il restait à connaitre l’origine de ces rebuts, dans quel service ceux-ci se produisaient-ils, qui étaient les opérateurs les plus déficients, etc. Cela lui a permis de revoir la formation de son personnel et ses façons de faire. Il s’est aussi aperçu que sur quelques ouvrages, la quantité de rebuts prévus sur la soumission était irréaliste, le taux de rebuts étant toujours plus important que prévu. Il a donc augmenté le prix demandé pour ces ouvrages, ce que la plupart des clients ont accepté. Nul besoin d’ajouter que l’impact positif sur la rentabilité a été spectaculaire.

J’espère que cette petite vidéo aura éveillé votre intérêt et que cela vous aidera à améliorer la rentabilité de votre entreprise.