Bonjour entrepreneur,

En ce début d’année, j’aimerais vous faire cadeau d’un petit outil tout simple, mais bien pratique. Il s’agit d’une fiche de gestion de la ponctualité pour chacun de vos employés. Ce petit outil m’a été transmis par mon partenaire d’affaires, UAP-NAPA, il y a bien longtemps (1989).

Cette grille est en fait un calendrier annuel sur lequel on enregistre, pour chacun des employés, ses retards et ses absences. Cette grille est disponible sur mon site en version Excel afin que chacun d’entre vous puisse la personnaliser.

Dans le haut de la fiche, vous avez un code de couleur. Le jaune indique un retard, le bleu une absence motivée et le rouge une absence non motivée (vous pourrez personnaliser ces codes à votre goût, selon les spécificités de votre entreprise).

Voici la façon de faire. À chaque période de paie, la responsable de la paie passe en revue les fiches de chaque employé et indique, s’il y a lieu, les retards et absences en utilisant des crayons Hi-Liter de la bonne couleur. Toutes les fiches des employés se retrouvent dans un même cartable. Le superviseur des employés peut, en tournant les pages, évaluer de façon très visuelle la ponctualité de chacun des membres de son équipe. Les fiches très colorées font ressortir clairement vos cas problèmes.

Au début des années ’90, nous avons tenté de transformer ces fiches cartonnées en version électronique. Nous sommes rapidement revenus à la version papier que nous trouvions beaucoup plus pratique. Probablement qu’aujourd’hui, l’informatique étant beaucoup plus répandue, nous choisirions la version électronique.

Au début des années ’90, je vivais une situation particulière avec mes superviseurs. Ils faisaient trop souvent preuve de laxisme avec leur équipe en tolérant des dossiers d’absences vraiment problématiques. Après plusieurs mois, voire des années, de tolérance, les superviseurs débarquaient dans mon bureau avec une demande de congédiement pour un employé qui selon eux exagérait. Lorsque je demandais de voir le dossier de discipline de l’employé, très souvent celui-ci était vierge. Aucun avertissement verbal ou écrit et tout d’un coup on veut le congédier!

Évidemment, je refusais. Ce n’est pas la bonne façon de procéder. L’employeur doit agir en bon père de famille qui cherche à corriger les comportements inappropriés en avisant l’employé fautif et en lui laissant un certain nombre de chances pour se replacer. Il faut que les éventuelles mesures disciplinaires soient graduelles et adaptées à la faute. Bien sûr, un employé ayant une fiche d’absences très fréquentes et qui, malgré les nombreux avis, ne se corrige pas pourra éventuellement être congédié. Le congédiement doit obligatoirement être précédé d’avis verbaux, d’avis écrits et de journées de suspension.

De mon côté, en tant que PDG, je consultais quelques fois l’an, les fiches de ponctualité de tous les employés afin de m’assurer que mes superviseurs disciplinent les cas problèmes. Cette façon de faire nous évitait de vivre des crises inutiles et avait comme heureuse conséquence de conserver de bons employés qui faisaient preuve d’un peu de laisser-aller à l’occasion. Personne n’est parfait.

Alors voilà, j’espère que ce petit outil disponible sur mon site pourra vous être utile.

Je vous souhaite une excellente année 2018.